Мы все знаем, что в мире IT нет ничего хуже, чем баг в коде, который сбивает весь проект с ног. Но что, если мы скажем вам, что в сфере BPM (Business Process Management), более 80% провалов происходит не из-за технических ошибок, а из-за… человеческого фактора. Да, вы не ослышались. Недоразумения, непонимание и саботаж со стороны сотрудников могут стать камнем преткновения для самого технологически совершенного проекта. Это отдельный мир, где код может быть безупречен, но люди — вот где настоящая проблема. Мы хотим вам рассказать, как понимание BPM может быть решающим фактором между триумфом и катастрофой.
01. Дорого внедрять. Зачем это вообще нужно? Какая прикладная область?
На самом деле не так уж и дорого, стоимость среднего проекта внедрения ERP для компании среднего размера лежит в диапазоне от ₽5 млн до ₽30 млн, a реализация типичного BPMS-проекта — в диапазоне от ₽500 тыс до ₽1,5 млн. При этом внедрение ERP может быть абсолютно непрозрачным проектом, тянуться годами и не приносить измеримого результата, а просто выкачивать деньги из корпоративного бюджета. BPM-проекты тоже могут провалиться, однако это будет понятно сразу, ведь BPM должен приносить быстрый результат. Первый эффект от оптимизации бизнес-процессов можно увидеть в перспективе 6 месяцев. Конечно, полный экономический эффект нужно рассчитывать в более длительной перспективе с учетом всех факторов — стоимости развития и сопровождения системы, обучения пользователей, а также ущерба реализации потенциальных рисков.
Вернемся все же к пользе процессного управления. Во всех проектах по цифровой трансформации — а внедрение инструментов процессного управления как раз пример такого проекта — главным стейкхолдером всегда выступает высшее руководство, то есть либо совет директоров, либо генеральный директор. Все они хотят получить больше денег от внедрения информационных технологий.
В случае с ERP источники прибыли вроде бы очевидны: повышение качества планирования, сокращение административных издержек, экономия на документообороте, улучшение комплаенса и другие преимущества.
В случае с BPMS руководитель улучшает по сути только качество менеджмента, а еще получает ряд неочевидных преимуществ, таких как, например, контроль над цепочкой создания ценности. Звучит не очень прибыльно. Но напомним, что первые результаты будут видны уже на этапе пилотного внедрения, причем будут видны именно руководству. Все эти результаты будут осязаемыми:
На одну закупку тратили 60 дней — теперь тратим 20.
Открывали по 30 магазинов в месяц — теперь открываем 120 в квартал.
Тратили на замену инженерного оборудования 10 млн в год — теперь тратим в 10 раз меньше.
В этом большой плюс, но есть и существенный минус. Область применения будет понятна, либо специалисту по управлению бизнес-процессами, либо сотруднику, который осознает значение координации в менеджменте. BPM — все-таки дисциплина о координации сотрудников, а BPMS — средство ее улучшения.
02. Непонятна польза от всего этого для разных уровней сотрудников
На разных уровнях — разные выгоды.
Для организации — больше информации для принятия решений
Для владельцев — повышение управляемости организацией
Для менеджеров — больший контроль за действиями сотрудников
Для сотрудников — понятные и четкие правила работы
Реализация BPM-проекта связана с получением качественно новой информации, которая помогает принимать верные решения, а также строже придерживаться выбранного курса.
Например, компания внедряет новую стратегию закупок.
При наличии достоверной управленческой отчетности можно понять, что следует изменить в стратегии.
Руководитель будет понимать, что нужно изменить на оперативном уровне и сколько это будет стоить.
Менеджер, как проводник воли руководителя, получает точные данные о ходе изменений и может аргументировано отвечать на вопросы руководства в том случае, если проект изменений идет не по плану.
Исполнители понимают, что они должны сделать в каждой конкретной ситуации. В таком режиме работать значительно проще, чем постоянно тушить пожар и изобретать велосипед.
Разумеется, выше приведена упрощенная схема. Приведем чуть более детальный список выгод для каждого звена в исполнительской цепочке.
Уникальная же черта подхода заключается в том, что BPM открывает возможность для визуализации данных оперативного управления. Если системы учета отслеживает транзакции, то BPMS показывают, как сотрудники, клиенты, контрагенты и системы взаимодействуют в рамках информационных потоков.
03. Сколько денег принесёт внедрение такого подхода?
Результат от внедрения может измеряться сотнями миллионов рублей — смотря как считать. Владелец компании всегда хочет увеличить прибыль, однако часто это требует комплекса мероприятий. BPM просто помогает достичь измеримого бизнес-результата, а вот конвертировать его в реальную прибыль — это как раз задача руководителей, в том числе проектов внедрения BPM.
Давайте посмотрим, что может конкретно принести BPM:
Сокращение времени заказа
Повышение выработки на одного работника
Сокращение времени руководителя
Увеличение показателей конверсии обращений в заказы
В некоторых случаях BPM — это способ подготовить организацию к изменениям, найти новые источника роста, гарантировать прозрачность системы управления. Главное — за счет чего компания хочет получить больше прибыли:
Скорость реакции на запросы клиента
Сокращение себестоимости продукции
Более глубокое понимание контекста
Повышение продаж при контакте с клиентом
Как видно из примеров, оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов — это всегда элемент бизнес-стратегии.
Все же вернемся к деньгам. Наверное, к BPM имеет смысл применять правило 30%. Мы в Comindware убеждены, что 30% — это средний показатель повышения эффективности после удачной реализации BPM-проекта. Исходить нужно из этой цифры. Что может дать, например, повышение эффективности планово-предупредительных ремонтов на 30%? Это не только сокращение времени простоя, но и реальная экономия денег на покупке нового инженерного оборудования, а это порядка нескольких миллионов рублей в год.
04. Где в России это процессное управление ещё работает? Да нигде!
Большое количество кейсов опубликовано Ассоциацией профессионалов управления бизнес-процессами на сайте премии «BPM-проект года». В каталог вошли как проекты масштаба групп компаний, так и подразделений.
Можно привести несколько конкретных примеров, в том числе и из практики Comindware:
X5 retail внедрила общий центр обслуживания, используя методы и технологии процессного управления
АО Глонасс внедрила процессное управление на базе программного обеспечения Camunda
Департамент экономической политики и развития города Москвы внедрил процессное управление с интеграцией СМК
КАМАЗ описал свыше 800 технологических процессов, благодаря чему увеличил выпуск продукции на 20% и существенно сократила издержки
АЛРОСА реализовала крупный проект по оптимизации бизнес-процессов предприятия
СИБУР вкладывает ресурсы в работу центра данных и центра аналитики и описания процессов
Тинькофф внедрил систему управления бизнес-процессами на базе Camunda
SlickJump сократил просроченную дебиторскую задолженность на 77% благодаря внедрения процесса работы со счетами
Учебный центр S7 сократил простои авиационных тренажеров на 15% за оптимизации процессов планирования и подготовки расписания занятий
Госуслуги дают еще один пример удачного внедрения бизнес-процессов. С сервисом Госуслуг взаимодействовал хотя бы один раз любой житель России. Другой хорошо знакомый пример — размещение или заказ товара на маркетплейсе. BPM способен принести реальную пользу государственным и коммерческим организациям, а также сделать жизнь заказчиков и клиентов гораздо комфортней.
05. Ну… где-то там работает управление процессами. Но мы-то совсем другие!
Безусловно, компанию интересуют только ее собственные проблемы, бизнес-цели и результаты. Для того, чтобы компания достигла своих целей, нужно использовать те подходы, которые релевантны контексту.
Тем не менее BPM все-таки обладает определенной универсальностью, поскольку в любой компании, независимо от дизайна организационной структуры, будут информационные системы, сотрудники, точки входа и выхода данных, моменты приема и передачи ответственности, ресурсы — и другие элементы из области управления бизнес-процессами. Задача бизнес-аналитика или специалиста по процессному управлению подобрать оптимальную конфигурацию указанных элементов с учетом организационной структуры, бизнес-контекста и целей организации.
В данном случае те же Low-code платформы отличный инструмент экспериментального анализа. Бизнес-аналитик может посмотреть, как его решение будет работать в конкретных условиях и быстро устранить недостатки до того, как система будет внедрена в эксплуатацию.
При подготовке материала мы заглядывали на BPMN2.ru и одноименный телеграм-канал в поисках примеров в реальных проектах.
Мы уверены, что среди читателей найдутся те, кто уже сталкивался с BPM на практике. Ведь в мире IT не существует однозначных решений, и каждый проект уникален по-своему.
Нам очень интересно услышать ваши истории о внедрении или использовании BPM. Какие сложности и препятствия вы встретили? Поделитесь с нами своим опытом в комментариях.
