Как сканировать документы с G Люкс

Как сканировать документы с G Люкс

RedGirl No Comment
Новости

Электронные документы часто легче, чем бумаги хранить, искать, совместно использовать, и отправить. К сожалению, не все деловые документы являются цифровыми—но.

Если вы используете Google по г Люкс, в паре с сетевого сканера или мобильного устройства, у вас есть по крайней мере три различных способа, чтобы преобразовать документ в pdf вы можете поделиться или отправить.

1. Сканирование смартфон

То, что жарко в издания techrepublic

Во-первых, конвертировать несколько страниц из документа в формате PDF, используйте свой телефон. Использовать Google диск для Android приложение для фотографирования страниц и сохранить их как PDF-файл на Google диск.

Для этого выберите кнопку действия в Google диск, нажмите «Scan», а затем удерживайте камеру телефона со всем документе в поле зрения. Повторите процесс, чтобы добавить дополнительные страницы. (Для получения более подробной информации на диск Google приложение сканирования см. в разделе сканирование в Google диск: сканер в кармане.)

С iPhone или iPad, используйте яблочные ноты: сделать новую заметку, выберите + с кругом вокруг него, а затем выберите «сканировать документ» и записи образа страницы. Когда вы закончите, выберите «Поделиться» (квадратик со стрелкой), затем выбрать диск Google или Gmail, чтобы загрузить или отправить документ. (Для получения более подробной информации на iOS сканирования, см. три iOS 11 iPad особенности бизнес-пользователи могут быть с видом.)

2. Сетевые устройства: сканирование в Google диск

Во-вторых, чтобы преобразовать много страниц, использование современного сетевого сканера, который подключается непосредственно к Google диск: добавьте ваши учетные данные, а затем отсканировать документы прямо в файл в выбранную папку на Google диск. Если у вас есть документы на диске, вы можете поделиться доступ к файлу с коллегами. (Подробнее об этом см. как сканировать документы напрямую на Google диск.)

3. Сетевые устройства: сканирование, а затем отправить по электронной почте

В-третьих, вам может потребоваться настроить некоторые устройства для сканирования, а затем отправить документы. И это где конфигурация может быть немного сложнее. Google дает вам три различных способа настройки сканирования в электронную почту настройки для этих устройств.

Прочитайте каждый вариант и обратитесь к Google на «Отправить по электронной почте от принтера, сканера, или приложение» дополнительные сведения о конфигурации.

Рекомендуется: ретранслятор SMTP г Люкс

Наиболее безопасной опцией отправляет сканы через г Люкс ретрансляции SMTP, которому г Люкс администратор должен включить в организации.

Для этого включите комплексного хранения электронной почты, сохранять копию отправленных Сообщений. Перейти к https://admin.google.comвойдите в г Люкс учетной записью администратора, перейдите к приложениям > г Люкс > Gmail > расширенные настройки > прокрутите вниз до соответствия раздел, и установите флажок рядом с «комплексный почты», чтобы «гарантировать, что копия все отправленные и полученные сообщения хранятся в соответствующих почтовых ящиках пользователей.»

Затем, также в приложения > г Люкс > Gmail > расширенные настройки > прокрутите вниз до раздела маршрутизации, и выберите службу ретрансляции SMTP, затем выберите «настроить.» Вы можете выбрать, чтобы позволить «только в мои домены», а затем ограничить почта по IP-адресу. Вы также можете «добавить диапазон IP» указать IP-адреса вашего устройства, а также «требовать проверку подлинности SMTP». Я рекомендую установить флажок «требуется шифрование TLS», если ваше устройство поддерживает такой тип подключения. Затем выберите пункт «Добавить параметр». Ознакомиться с Гугла Отправить письмо с принтера, сканера, приложение или страницу поддержки для получения дополнительной конфигурации детали.

Администратор Люкс G может включить и настроить ретрансляцию SMTP г люкс, с проверкой подлинности может быть связана как с IP-адреса или учетной записи Google.

Альтернатива: Отправить с аккаунта Google через SMTP-сервер Gmail

Немного менее безопасный метод отправляет сканы через SMTP-сервер Gmail. Как и в первом способе подключения между сканером и сервером может быть защищена с помощью шифрования.

Вам понадобится аккаунт Google, чтобы настроить ваше устройство для такой способ: подумайте, хотите ли вы использовать один аккаунт Люкс г для каждого устройства в Вашей организации, или есть ли смысл создать специальную учетную запись для каждого устройства.

Если вы используете Gmail для SMTP-сервера метод, я предлагаю вам создать новую организационную единицу, скажем, под названием «сканеры.» Назначать любые учетные записи , созданные для использования устройств в данном подразделении. Затем в консоли администрирования перейдите в раздел безопасность > Основные настройки > выберите ссылку рядом с «менее защищенных приложений» > выбрать подразделение вы создали (например, «Сканнеры»), а затем выберите «разрешить пользователям управлять их доступ для менее безопасных приложений». Это позволяет эти счета использовать метод SMTP в Gmail для отправки электронной почты, без изменения параметров безопасности для других учетных записей в домене Вашей организации г Люкс. В вашем браузере, войдите в систему хотя бы один раз на счет Люкс г создан для устройство для лечения учетной записи проходит любое «капчу» ограничения.

Чтобы отправить сканы по электронной почте с помощью SMTP-сервер Gmail, администратор г Люкс должен установить учетные записи Google, которую вы будете использовать для того, чтобы это позволить «менее безопасных» приложений.

Менее совместимых устройств: отправьте в Google аккаунты-только через ограничения SMTP-сервер Gmail

Наименее безопасный вариант позволяет отправлять сканы только на Gmail или G счетов Люкс. (Это может быть единственным вариантом для некоторых старых устройств.) В то время как соединение между сканером и сервером не является залоговым, администратор должен добавить сканер IP-адрес как в качестве уполномоченного отправителя (в SPF-запись вашего домена имя хоста) и как всегда-разрешено приемник (в г Люкс настройки Gmail), чтобы обеспечить входящие сообщения поступают в папку «входящие», не спам.

Для некоторых менее мощных устройств, вы можете быть в состоянии настроить только SMTP-сервер Gmail. А Г Люкс администратор должен добавить IP-адрес сканера в SPF-записи Вашей организации (не показаны), а также настроить Gmail, чтобы всегда принимать почту с этого IP-адреса (как показано выше).

Ваши мысли?

Какой метод сканирования Вы чаще всего используете? Смартфон? Устройство, которое подключается непосредственно к Google диск? Или один из трех сканирования и электронной почте? Позвольте мне знать в комментариях или в Twitter (@awolber).

0
Авторизация
*
*

14 − одиннадцать =

Регистрация
*
*
*
Пароль не введен
*

3 + десять =

Генерация пароля

одиннадцать + 1 =