Как распознать и исправить 4 проблемные документы Google поведении сотрудничества

Как распознать и исправить 4 проблемные документы Google поведении сотрудничества

RedGirl No Comment
Новости

Документы Google предлагают людям всевозможные полезные функции совместной работы над документами. Вы можете вставлять комментарии (выделить текст, выбрать Вставить > комментарий), предложить правки (в настольном браузере, переключиться из режима редактирования в режим советовать в правом верхнем углу), или название версии для использования в будущем (в настольном браузере, выберите «файл» > история версий > Название текущей версии). И, конечно, с полной редактирование доступ, вы и ваши коллеги могут внести изменения в документ в режиме реального времени.

То, что жарко в издания techrepublic

Но люди не всегда используют средства совместной работы для совместной работы. Я не встречал людей с G счетах—Люкс означает, что они имеют доступ к документам Google!—кто хочет работать в явно не сотрудничали. В любом случае, эти люди стремятся поделиться информацией. Но способ, которым они решили поделиться информацией делает его трудно для других людей, чтобы читать, реагировать или действовать.

Я определил следующие четыре потенциально сложных типов документов коллаборационист. Что еще более важно, с каждым типом я также включил рекомендуемое Лекарство—предложил шаг к сотрудничеству брать с каждого человека.

1. Умножение редактор документов

Чаще всего, вы узнаете умножения редактор документ в электронной почте. Вы будете делить документ Google с кем-то, а они в ответ письмо и прикрепленный файл. Электронная почта содержит свои комментарии, и файл часто превращается в Microsoft слово—содержит правки в свой текст.

Да, именно так: они взяли онлайн, совместной работы над документами и превратил его в автономном режиме, без совместных прикрепленный файл.

Несколько файлов, с именами файлов, которые содержат номера версий, таких как В1, В2, В3, В3 также указать, что вы имеете дело с умножением редактор документов. В старых способов работы, людям требовалось несколько файлов и названий версии для отслеживания версий и правок. Но один общий документ Google (и все различные особенности история версий) устраняет необходимость для несколько электронной почте вложения.

Улучшения: взять время, чтобы показать умножением редактор документов как разделить документ Google, как вставить комментарии, как использовать, предлагая режим, и как сохранить им версии документа. Часто, умножения редактор документов просто не хватает рук на знакомство и опыт совместной работы в г АППС-Люкс.

2. Фолиант писатель

Вы не услышите от томе писатель часто, но когда вы это сделаете, вы увидите длинный документ, чтобы прочитать. Часто, эти огромные массивы охватывают те действия, которые произошли за последние несколько недель или месяцев. Намерение часто хорошее: в томе писатель хочет «держать людей в курсе». Но поскольку эти документы, как правило, прибывают слишком поздно для читателя, чтобы обеспечить полезную обратную связь, длительные обновления часто остается непрочитанным.

Улучшения: отслеживать интервалы между обновлениями томе писатель, затем установить календарь напоминание, чтобы побудить человека для обновления чаще. Например, если вы получили масштабное обновление каждые 12 недель, обратитесь к специалисту, примерно через пять недель после их последнего обновления и спросить: «есть шанс, что вы можете поделиться только промежуточное обновление?» (Или, еще лучше: настроить чат hangouts для вашей группы, чтобы стимулировать постоянный поток обмена между командой.)

3. Поток сознания писец

Поток сознания писарь подает документы, которые невозможно снять. Документ включает в себя не только все необходимые материалы, а также множество ненужной информацией, а также. Хуже того, документ исключает форматирование и визуальные подсказки, которые позволят читателю идентифицировать важную информацию. Когда вы открываете документ, не имея названий, нумеровались пункты и разделы, вы столкнулись с потоком писец сознания.

Чтобы улучшить: использовать Google календарь, чтобы запланировать время, чтобы поговорить с потоком сознания писец о документе формате. (В лицо, открыть документ и редактировать, как вы идете. Если удаленный, вы можете использовать hangouts встречаются, чтобы поделиться экраны.) Попросите человека описать наиболее важные пункты в документе. Как они подчеркивают точек, добавлять разрывы абзацев, вставка секций, и применить стили (Формат > стили абзаца), чтобы добавить визуальную иерархию и порядок в документе. Удалите ненужный контент.

4. Похоронен действий бард

Наконец, документ погребенных действий бард опускает четкий призыв к действию. Документ не удается четко определить, кто должен действовать, что они должны делать, или когда они должны сделать это. Много раз документы барда сказать легко читать, интересный сюжет. Часто, эти документы список причин (т. е. почему) или документа детали (т. е. как). Бард оставляет читателю, в лучшем случае, смутное ощущение следующего действия рекомендуется.

Улучшения: создать действие-целенаправленный документ Google шаблон, с четким «необходимых действий» раздел в начало документа. (Если вы используете Люкс г, проконсультируйтесь с администратором, чтобы убедиться, что использование шаблона включена для Вашей организации). Работа с коллегами с целью побудить использовать этот шаблон для всех документов, требующих формальных действий.

Другие виды документов коллаборационист?

Вы столкнулись с любой из этих типов сотрудником в Вашей организации? Или, вы обнаружили другие элегантные средства для трудности в совместной работе? Дайте мне знать, либо в комментариях или на Twitter (@awolber).

0
Авторизация
*
*

16 + пять =

Регистрация
*
*
*
Пароль не введен
*

9 + семь =

Генерация пароля

15 + девятнадцать =

Подари улыбку